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Grer son temps au travail

 


Vous tes souvent dborde au bureau. Laurence Einfalt, directrice de l'agence de conseil en organisation personnelle Jara, donne quelques clefs pour mieux grer son temps.  


Qu'est-ce qui fait perdre du temps au travail ?
Il y a d'abord des facteurs extrieurs, qui sont valables pour tous : le tlphone, les visites, les runions, les attentes des rendez-vous l'extrieur, les mails auxquels il faut rpondre.

 

Interviennent galement des facteurs personnels et psychologiques : la plus ou moins grande organisation, savoir plus ou moins bien dlguer, la difficult refuser une tche, le perfectionnisme la tendance   remettre plus tard. De plus si un grand nombre de tches sont empiles sur son bureau on a tendance passer trop de temps rflchir comment on va sen sortir au lieu de commencer tout de suite travailler.

 

Comment djouer ces piges ?
Le problme du mail ou du coup de tlphone, c'est qu'il vous tombe dessus alors que vous tes en train de faire autre chose, et vous interrompt dans votre travail. Dcidez d'un moment consacrer aux mails.
En fin de matine par exemple et en fin daprs midi. Vous les traitez pendant cette plage horaire, et non au fur et mesure qu'ils vous arrivent.

Pour le tlphone, mettez-vous sur bote vocale et vrifier votre bote environ toutes les deux heures (deux fois le matin et deux fois laprs midi. Si vous n'avez pas de messagerie, organisez-vous avec un collgue : il rpond votre tlphone pendant deux heures et prend les messages auxquels vous rpondrez plus tard. Et vous ferez de mme pour lui ensuite.


Quant aux collaborateurs qui dbarquent dans votre bureau, demandez-leur plutt de vous appeler ou mieux, de vous envoyer un mail, ou bien proposez-leur de prendre un caf pendant votre pause. (De vous l'offrir avec un beau sourire sinon qu'ils aillent se faire cuire un oeuf)

 

Ne pas travailler dans l'urgence.
La clef c'est la planification. Par exemple, vous tes au marketing et vous savez que le plan marketing revient tous les ans. Travaillez donc dessus quelques semaines en avance et prenez vos points de repre. Anticipez. Au lieu de se contenter de la date limite de rendu cherchez a terminer votre travail un jour en avance (Sans le montrer videmment on vous recollerais tout de suite autre chose et vous seriez de nouveau en surcharge). Ce nest pas souvent possible mais quand vous russissez cest incroyable la sensation de dcontraction qui suit en attendant de dmarrer la tche suivante, et en plus la tche suivante attaque sans prcipitation vous paratra plus facile traiter. Mfiez-vous de vous-mme. Faites votre estimation et ajoutez 20 30 % du temps prvu. Si c'est un travail avec des collaborateurs, ajoutez 30 50 % au temps qu'ils ont annonc. Annoncez leur une date de rendu anticipe. Personne narrive vraiment a terminer son travaille avant lextrme limite. Tenez en compte pour vous et pour les autres. Au mieux, vous aurez prvu un peu large, tre a jour de travail cest le bonheur. (Les patrons devraient savoir a et tre un peu plus psychologues ! Ha ! un bon patron devrait tout savoir.)

 

Quelques trucs
Il faut avoir sur soi quelque chose sur lequel on peut noter ce que l'on a faire. Inscrivez-y toutes vos tches, mme celles qui ne sont pas urgentes, attribuez des priorits : passez un coup de stabilo sur une tche accomplir le jour-mme. Et puis notez vos ides quand elles viennent. Cela peut toujours servir.


N' utilisez qu'un seul agendas pour le bureau et personnel, c'est plus facile de planifier sa semaine !
(Mais ne le laissez pas traner !)

 

Daprs le dossier ralis par Claire Sassonia sur l'internaute

 

Laurence Einfalt de l'agence Jara

Laurence Einfalt

 

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