Vous êtes souvent débordée au bureau. Laurence Einfalt, directrice de l'agence de conseil en organisation personnelle Jara, donne quelques clefs pour mieux gérer son temps.  

Qu'est-ce qui fait perdre du temps au travail ?
Il y a d'abord des facteurs extérieurs, qui sont valables pour tous : le téléphone, les visites, les réunions, les attentes des rendez-vous à l'extérieur, les mails auxquels il faut répondre.

Interviennent également des facteurs personnels et psychologiques : la plus ou moins grande organisation, savoir plus ou moins bien déléguer, la difficulté à refuser une tâche, le perfectionnisme la tendance à  remettre à plus tard. De plus si un grand nombre de tâches sont empilées sur son bureau on a tendance à passer trop de temps à réfléchir comment on va s’en sortir au lieu de commencer tout de suite à travailler.

Comment déjouer ces pièges ?
Le problème du mail ou du coup de téléphone, c'est qu'il vous tombe dessus alors que vous êtes en train de faire autre chose, et vous interrompt dans votre travail. Décidez d'un moment à consacrer aux mails.
En fin de matinée par exemple et en fin d’après midi. Vous les traitez pendant cette plage horaire, et non au fur et à mesure qu'ils vous arrivent.

Pour le téléphone, mettez-vous sur boîte vocale et vérifier votre boîte environ toutes les deux heures (deux fois le matin et deux fois l’après midi. Si vous n'avez pas de messagerie, organisez-vous avec un collègue : il répond à votre téléphone pendant deux heures et prend les messages auxquels vous répondrez plus tard. Et vous ferez de même pour lui ensuite.

Ne pas travailler dans l'urgence.
La clef c'est la planification. Par exemple, vous êtes au marketing et vous savez que le plan marketing revient tous les ans. Travaillez donc dessus quelques semaines en avance et prenez vos points de repère. Anticipez. Au lieu de se contenter de la date limite de rendu cherchez a terminer votre travail un jour en avance (Sans le montrer évidemment on vous recollerais tout de suite autre chose et vous seriez de nouveau en surcharge). Ce n’est pas souvent possible mais quand vous réussissez c’est incroyable la sensation de décontraction qui suit en attendant de démarrer la tâche suivante, et en plus la tâche suivante attaquée sans précipitation vous paraîtra plus facile à traiter. Méfiez-vous de vous-même. Faites votre estimation et ajoutez 20 à 30 % du temps prévu. Si c'est un travail avec des collaborateurs, ajoutez 30 à 50 % au temps qu'ils ont annoncé. Annoncez leur une date de rendu anticipée. Personne n’arrive vraiment a terminer son travaille avant l’extrême limite. Tenez en compte pour vous et pour les autres. Au mieux, vous aurez prévu un peu large, être a jour de travail c’est le bonheur. (Les patrons devraient savoir ça et être un peu plus psychologues ! Ha ! un bon patron devrait tout savoir.)

Quelques trucs
Il faut avoir sur soi quelque chose sur lequel on peut noter ce que l'on a à faire. Inscrivez-y toutes vos tâches, même celles qui ne sont pas urgentes, attribuez des priorités : passez un coup de stabilo sur une tâche à accomplir le jour-même. Et puis notez vos idées quand elles viennent. Cela peut toujours servir.

N' utilisez qu'un seul agendas pour le bureau et personnel, c'est plus facile de planifier sa semaine ! (Mais ne le laissez pas traîner !)

D’après le dossier réalisé par Claire Sassonia sur l'internaute